Politique de confidentialité

Qui sommes-nous et à qui s'applique cette politique ?

Oarva technologie inc. (« Oarva », « nous »), NEQ 1182653163, conçoit des agents d'intelligence artificielle sur mesure pour les entreprises. Notre adresse est le 5620, rue J.-B.-Michaud, Lévis (Québec) G6V 0R3.

Cette politique explique comment nous traitons les renseignements personnels, c'est-à-dire tout renseignement qui permet de vous identifier. Elle s'applique

• aux personnes qui visitent notre site oarva.ai,
• aux personnes qui nous écrivent,
• aux entreprises clientes et aux membres de leur équipe qui utilisent Oarva Studio,
• aux personnes qui échangent avec un agent conçu par Oarva pour une entreprise cliente.

Dans ce dernier cas, l'entreprise cliente reste responsable des renseignements de ses propres clients et employés. Nous les traitons pour son compte, selon le contrat qui nous lie, et selon les directives de l'entreprise.

Quels renseignements recueillons-nous, et pourquoi ?

Nous recueillons seulement ce qui est nécessaire.

Vous pouvez refuser de nous donner certains renseignements. Dans ce cas, il se peut que nous ne puissions pas répondre à votre demande ou vous offrir le service.

Comment recueillons-nous ces renseignements ?

• Par courriel, quand vous nous écrivez.
• Dans Oarva Studio, quand vous créez votre compte ou ajoutez des documents.
• Par l'agent, quand une personne échange avec lui sur un canal choisi par l'entreprise cliente.
• Par notre hébergeur web, de façon automatique, pour les données techniques de connexion.

Nous n'utilisons aucune technologie qui permet de vous localiser ou de vous profiler à des fins publicitaires.

Utilisons-nous des témoins (cookies) ?

Notre site oarva.ai n'utilise aucun témoin et aucun outil de statistiques ou de publicité.

Oarva Studio utilise seulement des témoins essentiels : ils gardent votre session ouverte et protègent votre compte. Sans eux, la connexion ne fonctionne pas. Ils ne servent jamais à vous suivre.

Comment l'intelligence artificielle est-elle utilisée ?

Nos agents utilisent des moteurs d'intelligence artificielle de fournisseurs reconnus, comme Anthropic (Claude), OpenAI (GPT), Mistral AI ou Microsoft (Azure). Le moteur utilisé est choisi selon le projet de chaque entreprise cliente et indiqué dans son contrat. L'agent ne leur transmet que le texte nécessaire pour comprendre les messages et y répondre à partir des documents de l'entreprise cliente.

• Pour chaque type de tâche, l'entreprise cliente choisit si l'agent agit seul, avec l'approbation de son équipe, ou jamais.
• Lorsqu'une décision vous concernant est prise uniquement par un traitement automatisé, vous en êtes informé. Vous pouvez alors connaître les renseignements utilisés et demander qu'une personne révise la décision.
• Nous choisissons des services d'intelligence artificielle dont les conditions excluent l'utilisation de vos renseignements pour entraîner leurs modèles.

Qui a accès à vos renseignements ?

Au sein d'Oarva, seules les personnes qui en ont besoin pour leur travail y ont accès. Chaque entreprise cliente a son propre espace, séparé des autres.

Nous faisons aussi appel à des sous-traitants. Ils ne peuvent utiliser vos renseignements que pour nous rendre service, et sont liés par contrat. Pour les moteurs d'intelligence artificielle, nous travaillons avec plusieurs fournisseurs. Celui utilisé pour votre agent est indiqué dans votre contrat.

Nous ne vendons, ne louons et n'échangeons jamais vos renseignements. Nous pourrions devoir les communiquer si la loi l'exige, par exemple à la demande d'une autorité compétente.

Vos renseignements peuvent-ils sortir du Québec ?

Dans certains cas, oui.

• les moteurs d'intelligence artificielle de nos fournisseurs peuvent traiter le texte des échanges aux États-Unis ou en Europe, selon le fournisseur choisi pour le projet.
• notre fournisseur de courriel est situé aux États-Unis. Les messages que vous nous envoyez par courriel peuvent donc y être traités.

Avant de le faire, nous évaluons si les renseignements y seront protégés adéquatement, comme le prévoit la loi, et nous encadrons ce traitement par contrat.

Comment protégeons-nous vos renseignements ?

• Double authentification obligatoire pour accéder à Oarva Studio.
• Chiffrement des données sur nos disques et pendant leur transport.
• Espaces séparés pour chaque entreprise cliente.
• Accès limités aux personnes autorisées, et journal des actions.
• Revues de sécurité régulières de notre code et de nos serveurs.

Aucune mesure n'est parfaite. Si un incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons les personnes concernées et la Commission d'accès à l'information, comme l'exige la loi.

Combien de temps conservons-nous vos renseignements ?

Seulement le temps nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou le temps exigé par la loi. Ensuite, nous les détruisons ou les rendons anonymes de façon sécuritaire.

• Les entreprises clientes peuvent exporter ou supprimer leurs données à tout moment dans Oarva Studio.
• À la fin d'un contrat, les données de l'entreprise sont supprimées dans les 30 jours, sauf obligation légale contraire. Les copies de sauvegarde sont effacées au plus tard 30 jours plus tard, au fil de leur renouvellement.
• Les courriels reçus sont conservés jusqu'à 2 ans après notre dernier échange. Ceux liés à un contrat ou à une facture sont conservés 6 ans, comme l'exigent les lois fiscales.

Quels sont vos droits ?

Vous pouvez en tout temps

• savoir quels renseignements nous détenons sur vous et en obtenir une copie,
• faire corriger un renseignement inexact ou incomplet,
• retirer votre consentement à une utilisation de vos renseignements,
• demander la suppression de vos renseignements, ou que leur diffusion cesse,
• obtenir vos renseignements dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

Pour exercer un droit, écrivez à la personne responsable (section 12). Nous répondons dans les 30 jours. Si vous avez échangé avec l'agent d'une entreprise cliente, vous pouvez aussi vous adresser directement à cette entreprise.

Comment porter plainte ?

Si vous croyez que vos renseignements n'ont pas été traités correctement, écrivez-nous d'abord. Nous examinerons votre plainte et vous répondrons par écrit.

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec.

Qui est responsable, et comment nous joindre ?

Pour toute question sur cette politique, écrivez à bonjour@oarva.ai.

Cette politique peut-elle changer ?

Oui. Nous la mettons à jour quand nos pratiques changent, par exemple si nous recueillons de nouveaux renseignements ou ajoutons un sous-traitant. La date de la dernière mise à jour est indiquée en haut de la page. Si un changement est important, nous en informons nos clients avant qu'il s'applique.